Ook forensisch onderzoekers, adviseurs en deskundigen ontkomen er niet aan: papierwerk. Het is een groot onderdeel van het werk. Maar ook een belangrijk onderdeel. Want alleen met een gedegen registratie kan worden aangetoond wat er gedaan is en dat de onderzoeksresultaten inderdaad de informatie uit de sporen representeren.
Papierwerk
‘Papierwerk’ is een term waar veel mensen een naar gevoel bij hebben. Het geeft het gevoel van ‘noodzakelijke administratieve rompslomp die afleidt van het daadwerkelijke werk’.
En tja, papierwerk is ook niet echt spannend om te doen. Of de reden waarom mensen gekozen hebben voor het beroep waarin ze werken. Maar toch is de administratie een belangrijk onderdeel. Ook in forensisch onderzoek.
Reproduceerbaarheid
Met behulp van de (papieren of digitale) administratie wordt de reproduceerbaarheid van het onderzoek geborgd.
Men moet ervanuit kunnen gaan dat de onderzoeksresultaten die verkregen worden, daadwerkelijk afkomstig zijn van de sporen zoals ze op de vindplaats zijn aangetroffen. En niet dat ergens in het traject contaminatie heeft plaatsgevonden, waardoor de onderzoeksresultaten geen afspiegeling meer zijn van de informatie die in de sporenmaterialen aanwezig waren op het moment dat de sporen zijn gevonden.
Om dit te kunnen borgen is reproduceerbaarheid van het gehele onderzoekstraject erg belangrijk. De administratie zorgt hiervoor.
De volledige registratie van een onderzoek moet er immers voor zorgen dat een niet-betrokken partij het gehele onderzoek kan reproduceren, aan de hand van de vastgelegde administratie.
Rapporteren rapporteren rapporteren
Met andere woorden, alles – maar dan ook alles – moet worden vastgelegd. Vanaf het eerste moment dat sporenmaterialen worden aangetroffen, tot aan het moment dat materiaal wordt vernietigd, vrijgegeven of opgeslagen, moet worden vastgelegd wat er met het materiaal gebeurd is.
In eerste instantie wordt de vindplaats van het materiaal vastgelegd. Met foto’s of video, en ook in een beschrijving. De staat van het materiaal, eventuele relaties met andere sporenmaterialen en bijzonderheden worden genoteerd.
Op dit eerste moment start ook de Chain of Custody en Chain of Evidence; de registratie die het gehele traject bij het materiaal blijft.
Iedere uitgevoerde handeling (waaronder transport, onderzoek en overdracht) wordt ook weer beschreven, inclusief de betrokken personen en bijzonderheden.
En natuurlijk maakt de onderzoeker een rapport van zijn onderzoek en bevindingen.
Papierwerk hoort erbij, het is een belangrijk onderdeel van het werk. Ook al is het niet altijd even spectaculair of spannend.
Samen naar de waarheid!
Cynthia
