Enkele weken geleden schreef ik over het bewaren van de integriteit van sporenmateriaal. De registratie van sporenmateriaal, de persoon die verantwoordelijk is geweest voor het materiaal en de handelingen die met het materiaal zijn uitgevoerd, zijn van essentieel belang om de integriteit van het materiaal te kunnen aantonen.

Deze week geef ik je een handleiding waarmee je in iedere situatie zelf een sluitende chain of custody and evidence kunt bijhouden.

Drie doelen

Een goede registratie zorgt voor het bewijs van de integriteit van het sporenmateriaal. Tijdens een beoordeling van de integriteit van het materiaal kunnen met een registratie drie doelen worden bereikt:

  1. Bewijs dat het bewijsmateriaal daadwerkelijk is wat het pretendeert te zijn
    (bv. dat een referentiemonster, dat daadwerkelijk van de betrokken donor afkomstig is).
  2. Weergave van de overdrachten van de ene verantwoordelijke persoon naar de volgende, zonder onderbreking.
    (Nergens in de chain of custody mag een moment aanwezig zijn dat het bewijsmateriaal onder niemands verantwoordelijkheid viel.)
  3. Weergave van de verklaring van de verantwoordelijken dat het sporenmateriaal in dezelfde staat is gebleven vanaf het moment van ontvangst van het materiaal, tot aan het moment van overdracht.
    (Natuurlijk vinden er wijzigingen in de staat van het materiaal plaats door onderzoek; de verantwoordelijk moet aan kunnen geven dat, terwijl het materiaal onder zijn verantwoordelijkheid viel, er geen ongeoorloofde of onverklaarbare wijzigingen aan het materiaal zijn aangebracht.)

Onderwerpen die worden beschreven in de coc/coe

Om deze drie doelen te bereiken moeten alle handelingen en alle overdrachten van verantwoordelijkheid worden beschreven in de chain of custody and evidence. Vanaf het moment dat het materiaal in zicht is van de opsporingsmedewerker tot aan het moment dat het materiaal wordt vernietigd of teruggegeven aan de eigenaar, moeten alle handelingen worden vastgelegd.

Dit betreft:
–          Handelingen met betrekking tot:

  • Opname sporenmateriaal (zoeken naar het materiaal en het veiligstellen)
  • Verpakking en opslag van het materiaal
  • Transport en overdracht van het materiaal (indien van toepassing)
  • Onderzoeken die worden uitgevoerd aan het materiaal
  • Verpakking en opslag (na onderzoek)
  • Opslag in het archief
  • Vernietiging van het materiaal

–          Alle overdrachten van verantwoordelijkheid

Vaste onderdelen van een coc/coe

Iedere chain of custody en chain of evidence bevat dus een omschrijving van verschillende onderwerpen. De opbouw van een coc en coe is echter wel steeds hetzelfde. Een onderzoeker kan dus met een standaardformulier voor de chain of custody and evidence werken. Dit formulier moet minimaal de volgende onderdelen bevatten:

–          Identificatie-aanduiding van de zaak waarin het sporenmateriaal een rol speelt;
Per handeling of overdracht die wordt beschreven:
–          Datum en tijdstip (van het plaatsvinden van de overdracht of handeling);
–          Locatie (waar de handeling of overdracht heeft plaatsgevonden);
–          Identificatienummer van het sporenmateriaal;
–          Omschrijving van de uitgevoerde handeling of overdracht;
–          Naam van de verantwoordelijke;
–          Handtekening of paraaf van de verantwoordelijke per handeling.

Een chain of custody and evidence bevat een korte weergave van de handelingen die zijn uitgevoerd. De werkzaamheden zelf worden immers omschreven in een rapport.

Laatste tip bij het bijhouden van een chain of custody and evidence is nog: ‘Leg alles vast’.
Je kunt later nooit meer terug als je vergeten bent een handeling te registreren.

Samen naar de waarheid!
Cynthia 

P.S. Hebben jouw vrienden en collega’s ook te maken met sporenmateriaal en het aantonen van bewijs? Deel dit artikel door op de tweet, like of share buttons te klikken, zodat ook de mensen in jouw netwerk kunnen profiteren van deze informatie.